Livet på forbundskontoret 2020

Det er vanskelig å skrive om 2020 uten å vie mye oppmerksomhet til covid-19. Som for alle andre traff pandemien oss hardt i mars. Vi fikk raskt på plass en «kriseberedskap» som har fungert godt siden. Alle ansatte ble sendt på hjemmekontor, og har kun unntaksvis hatt oppmøte på forbundskontoret. Det å sikre menneskene, og deretter midlene til Politiets Fellesforbund, har vært høyeste prioritet hos oss.

Ledelsen er svært takknemlig for måten de ansatte har bidratt til at Politiets Fellesforbund har kommet seg gjennom denne fortsatt pågående situasjonen på en forholdsvis god måte. Politiets Fellesforbund har digitalisert det meste av virksomheten, og så langt leverer forbundet så si det samme, dog et litt annerledes produkt, som tidligere.

Godt på plass i nye lokaler

Første del av 2020 startet veldig bra. Vi gjennomførte flere kurs i egne lokaler og disse viste seg å ha den ønskede effekten; Vi kom tettere på medlemmene, sparte penger og ikke minst store ressurser på reising.

Opprinnelig skulle forbundet ha flyttet inn i sine nye lokaler i Nydalen 1. april 2020, og det ville ha blitt en svært krevende situasjon. Heldigvis fikk vi etter press på utbyggere lov til å flytte inn allerede i september 2019, og var godt på plass da covid-situasjonen inntraff. Vi har cellekontorer i de nye lokalene, noe som har gjort at vi har kunnet være på kontoret å jobbe når det har vært behov for det.

Omorganisering sentralt

I januar 2019 startet arbeidet med organisasjonsutvikling på forbundskontoret. Til å planlegge og gjennomføre arbeidet, ble det nedsatt en prosjektgruppe bestående av generalsekretær Per Erik Ommundsen som leder og Line Cecilie Thode som sekretær. Øvrige representanter var verneombud Hilde Nordlund, tillitsvalgt for faste ansatte Hanne Nilsen og tillitsvalg for valgte forbundssekretærer Paal Christian Balchen. Politiets Fellesforbund skal fremstå som en velorganisert organisasjon som er helhetstenkende og hvor det er en «rød tråd» gjennom alt vi gjør.

Landsmøtet vedtok i 2018 å utvikle Politiets Fellesforbund i tråd med anbefalingene i OU- rapporten som ble fremlagt landsmøtet samme år. I mandatet til OU- gruppens arbeid ble det understreket at Politiets Fellesforbund skal bygges nedenfra. Videre ble det anbefalt at videreutvikling av forbundskontoret skulle starte etter at lokallagene har fått arbeide med egen utvikling en periode og funnet frem til hva som er deres utfordringer og behov.

Både lokallagene og forbundskontoret har fått mye erfaring og kunnskap om Politiets Fellesforbunds virksomhet etter at politireformen har fått «satt seg». Lokallagenes og forbundskontorets erfaringer, anbefalingene i OU-rapporten og medlemmenes tilbakemeldinger har samlet gitt et godt grunnlag for videreutvikling av forbundskontoret. Oppgavene, arbeidsformen og organiseringen av forbundskontoret må være tilpasset fremtidens medlemmer, krav og utfordringer.

Ansatte på forbundskontoret ble holdt løpende orientert om prosess og fremdrift. Det ble avholdt utvidede mandagsmøter hvor det har vært gjennomgang av OU- rapporten fra 2018 og funn i medlemsundersøkelsen. Under hele prosessen har ansatte ved forbundskontoret blitt oppfordret til å komme med innspill både via leder og tillitsvalgte. I slutten av februar 2020 ble det sendt ut en spørreundersøkelse til alle ved forbundskontoret, slik at de anonymt kunne svare på hva som fungerer godt, hva som kan forbedres og hva de opplever som utfordringer. Svarene fra denne undersøkelsen ble tatt med i det videre arbeidet.

Også tema på internseminaret

Omorganiseringsprosessen ble naturlig nok også forsinket som følge av pandemien. Organiseringen av forbundskontoret var tema på internseminaret i 2019 og hovedtema på internseminaret til forbundskontoret som ble avholdt 2.- 4. juni 2020. I forkant av seminaret ble det sendt ut en presentasjon med forslag til ny organisering, slik at alle skulle være godt forberedt til å diskutere og komme med innspill til formålet, organiseringen, arbeidsprosesser og rolleavklaringer.

Innspill som kom frem under internseminaret ble tatt med i det videre arbeidet til prosjektgruppen med å foreslå ny organisering av forbundskontoret og hvordan arbeidsprosessene kan bedres. Gjennom hele arbeidet har det vært gode og åpne diskusjoner mellom ledelsen og tillitsvalgte. Det full enighet blant representantene i prosjektgruppen om forslaget som ble levert forbundsstyret og diskutert på møtet i juni 2020 og vedtatt på forbundstyremøtet i august samme år.

Fokus på kjerneoppgavene

Ny organisering av forbundskontoret innebærer ikke store endringer. Et formål med endringen er å etablere en struktur som er mer hensiktsmessig i henhold til oppgaver og fokusområder, samt at alle ansatte opplever å være tilknyttet «rett boks» med hensyn til kompetanse og arbeidsoppgaver. Et annet formål er at den nye organiseringen skal fremme samspill og bedre arbeidsprosesser enn i dag.

Prosjektgruppen har brukt mye tid på å finne frem til kjerneoppgavene på forbundskontoret. Videre har vi sett på ansattes kompetanse, samt eksisterende og fremtidige arbeidsoppgaver for å komme frem til en hensiktsmessig organisering av forbundskontoret. I tillegg er strukturelle faktorer som kan fremme bedre arbeidsprosesser vurdert. Det mest synlige i denne sammenheng er at forhandlingssjefen er plassert i en mer fri rolle. Dette mener prosjektgruppen vi gi forhandlingssjefen et større handlingsrom og kapasitet til å konsentrere seg om overordnede og viktige prosesser for å skape resultater for våre medlemmer.